Het voornaamwoord ‘er’ is nodig als er aan twee voorwaarden wordt voldaan. Ten eerste moet het onderwerp van een zin onbepaald zijn, bijvoorbeeld met het lidwoord ‘een’ of zonder lidwoord bij het meervoud. Ten tweede moet het onderwerp niet geïnterpreteerd worden als een categorie, zoals het onderwerp ‘een kat’ in ‘Een kat heeft een staart’. In voorbeeldzin (1) wordt zo’n onbepaald onderwerp gebruikt. Omdat het om een specifiek extra uur of extra middag gaat, is ‘er’ nodig, zoals in (1a).

Er zou een extra uur of middag onder begeleiding georganiseerd kunnen worden voor slimme kinderen.

Als zin (1) een algemene uitspraak deed over de categorie extra uren of middagen, zou ‘er’ niet gebruikt hoeven te worden, zoals in (1b).

Een extra uur of middag onder begeleiding zou effectief zijn voor slimme kinderen.

‘er’ moet ook gebruikt worden als het onbepaalde onderwerp niet aan het begin van de zin staat, bijvoorbeeld vanwege inversie, zoals in voorbeeldzin (2). ‘er’ komt dan na de persoonsvorm te staan:

Hierbij zijn er verschillende onderdelen die worden besproken.

Het onbepaalde onderwerp kan ook in een ingebedde zin staan, zoals in voorbeeldzin (3). Ook dan moet ‘er’ gebruikt worden:

In de conclusie wordt gezegd dat er grote verschillen zitten tussen de ouderen en jongeren op het gebied van mediagebruik in Nederland.

‘er’ wordt ook gebruikt als het zelfstandig naamwoord is weggelaten maar er nog wel een telwoord in de zin staat. In voorbeeldzin (4) is ‘ouderen’ weggelaten na ‘vele’, waardoor voor ‘vele’ ‘er’ moet staan:

Voor ouderen is het een grote stap om over te gaan op smartphones en internet maar er zijn er vele die, met wat moeite, toch de stap nemen.

Het onderwerp van een zin is vaak een zelfstandig naamwoord, maar het kan ook een bijzin zijn, zoals in voorbeeldzin (5): ‘dat de resultaten …’ is hier het onderwerp bij ‘was’. Zo’n lange bijzin bevat vaak veel nieuwe en belangrijke informatie en wordt daarom vaak verder naar achteren in de zin gezet. Om dan toch een onderwerp vooraan in de zin te zetten, wordt ‘het’ gebruikt als voorlopig onderwerp, dat alvast vooruit verwijst naar het echte onderwerp. Ook als ‘het’ door inversie zelf ook na de persoonsvorm komt te staan, wordt ‘het’ niet weggelaten, zoals in (5a):

Daarnaast was het opvallend, volgens de auteurs van het artikel, dat de resultaten verschilden tussen mannen en vrouwen, maar ook tussen laagopgeleiden en hoger opgeleiden.

In voorbeeldzin (6) is het onderwerp ‘dat alle leerlingen ..’ vrij lang, waardoor het achteraan de zin is geplaatst. Omdat er nu geen onderwerp voor de persoonsvorm staat, en omdat het hier om een passieve constructie gaat (‘wordt … verwacht’), moet ‘er’ op de plaats van het onderwerp gezet worden:

Er wordt in het reguliere onderwijssysteem verwacht dat alle leerlingen met dezelfde snelheid leren.

Het is in het reguliere onderwijssysteem gebruikelijk dat alle leerlingen ...

Bij een passieve vorm wordt de persoon of het object die/dat de handeling ondergaat vaak het onderwerp van de zin: in ‘hij wordt geslagen’ is ‘hij’ degene die de handeling ondergaat. In het Nederlands kan een passieve vorm ook gebruikt worden als er geen persoon of object is die/dat de handeling ondergaat. In dat geval wordt ‘er’ gebruikt als onderwerp: ‘er wordt gelachen’ en ‘er wordt gezorgd voor iets’. In voorbeeldzin (7) is ‘het’ ten onrechte gebruikt als onderwerp in plaats van ‘er’. In de verbeterde zin (7a) hoeft ‘er’ hoeft niet ook nog een keer bij het voorzetsel te staan:

Er is voor gezorgd dat het paar klaar is om te adopteren en dat het kind veilig bij hen kan opgroeien.

Maar let op: als zo’n zin met een passieve constructie begint met een ander zinsdeel dan het onderwerp, zoals ‘in dit onderzoek’ in voorbeeldzin (8), hoeft ‘er’ niet gebruikt te worden:

In dit onderzoek wordt gemeten of inwoners van een grote stad een verhoogd risico hebben op een verstoord slaapritme als gevolg van geluidsoverlast vergeleken met inwoners van een klein dorp.