Een stappenplan maken
Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het voorbereiden van een presentatie. Dat vermindert de stress en werkt ook positief op de kwaliteit van de presentatie. Je hebt namelijk de tijd om aan alles te denken en eventuele problemen van tevoren op te lossen. Als je in je planning tijd hebt ingeruimd voor het proefdraaien van je presentatie kun je bijvoorbeeld nog je presentatie aanpassen als uit het oefenen blijkt dat je presentatie ver over de gestelde tijd heengaat.
Vaak wordt het volgende stappenplan aangeraden (zie bijvoorbeeld Hertz, 2006).
1. Analyse van de omstandigheden rond je presentatie
Verzamel ruim op tijd informatie over wat er van je verwacht wordt. Wat is het doel van de presentatie? Hoeveel spreektijd heb je, en moet je eventueel ruimte overhouden voor vragen? In welke zaal zul je je presentatie houden, en welke apparatuur en overige hulpmiddelen heb je ter beschikking? Hoe zitten de mensen in de zaal: rond een tafel of allemaal in collegezaal-slagorde? En: verwacht je veel toehoorders of weinig? Bij weinig toehoorders kun je meer interactievormen inplannen. Tot slot: onder welke omstandigheden zul je voor de groep staan? Zit je aan het eind van een vermoeiende dag? Heeft je publiek net geluncht en zitten ze waarschijnlijk in een energiedipje? Of kun je verwachten dat je publiek fris aan je presentatie begint?
2. Analyse van het publiek
Vervolgens is het goed om je te verdiepen in het publiek dat je aan zult treffen: hoe is je publiek samengesteld? Over wat voor voorkennis beschikt je publiek? Wat is hun opleiding en verdere achtergrond? Welke meningen houdt je publiek erop na? Het maakt uit of je een presentatie geeft voor twintig medestudenten in het kader van een vak dat je samen volgt, of dat je presenteert voor een ‘vreemde’ groep van bijvoorbeeld studiekiezers. Probeer ook in zo’n geval zoveel mogelijk informatie te verzamelen over je publiek.
3. Analyse van je eigen positie
Denk ook goed na over je eigen relatie met je publiek. Ben je medestudent, of ben je gevraagd als deskundige? Formuleer voor jezelf ook wat eigenlijk jouw doel is met de presentatie. Wil je je publiek ergens van overtuigen of wil je ‘alleen maar’ informeren? Of wil je je publiek ergens over instrueren? Probeer je doel alvast te formuleren in één of twee zinnen. Zowel je insteek als het onderwerp waarover je gaat presenteren moet daarin voorkomen. Bijvoorbeeld: ‘ik wil mijn publiek overtuigen van het belang van het Verdrag van Schengen’.
4. Organisatie van de inhoud
Bepaal de inhoud van de presentatie, op basis van het doel en van wat je weet over de voorkennis die je publiek zal hebben over het onderwerp. Zet de belangrijkste punten die aan de orde moeten komen onder elkaar. Belangrijk: als je een presentatie gaat houden op basis van een werkstuk dat je al hebt geschreven, moet je krachtig op inhoud selecteren. Je hebt absoluut niet de tijd om het hele werkstuk in 15 minuten te presenteren; selecteer dus streng je hoofdpunten.
5. Bepalen van de structuur van de presentatie
Zet de georganiseerde inhoud vervolgens in een structuur die geschikt is voor het doel en het karakter van je presentatie. Het is handig om allereerst te bepalen wat er in de introductie van je presentatie komt, en wat in het slot. Daarna kun je bepalen wat de volgorde zal zijn van de verschillende onderdelen van je presentatie. Schrijf er ook meteen bij hoeveel tijd je aan elk onderdeel kunt besteden, gegeven de duur van je presentatie als geheel. Zie voor meer informatie Een presentatie structureren.
6. Opstellen van een spreekschema
Je kunt nu een spreekschema voor je presentatie maken. In sommige gevallen kun je ook een spreektekst uitschrijven. In het spreekschema staan in ieder geval puntsgewijs alle onderdelen vermeld. Dit schema kun je gebruiken als geheugensteuntje als je gaat presenteren. Zie voor meer details Een spreekschema maken.
7. Hulpmiddelen kiezen
Op basis van de stappen die je al gezet hebt, kun je nu bepalen met welke hulpmiddelen je de presentatie het beste zult kunnen ondersteunen (gegeven de mogelijkheden in de zaal). Zie voor meer informatie over het gebruiken van hulpmiddelen Hulpmiddelen gebruiken. Waar dat nodig is, ga je die hulpmiddelen nu ook maken (denk aan dia’s/slides, of hand-outs).
8. Proefdraaien
Het is heel erg nuttig om je presentatie van te voren te oefenen, voor jezelf of eventueel voor een proefpubliekje. Neem dit serieus: ga staan, ook als je alleen bent, en beeld je in dat je tegen een publiek spreekt. Als je slides gebruikt, doe je net alsof je die (op de juiste momenten) laat zien. Het is handig om je oefenpresentatie op te nemen op je telefoon. Je kunt nu controleren of je alles wat je wilt zeggen soepel kunt formuleren, of je spreekschema voldoende houvast biedt, of je overgangen goed verlopen en of je presentatie past binnen de tijd die je hebt – en als dat niet zo is, welke onderdelen te veel tijd in beslag nemen.
Als je je oefenpresentatie goed inplant, heb je nog tijd om eventueel aanpassingen te doen.
Meer weten?
B. Hertz (2006), Presenteren van onderzoek. Amsterdam: Boom onderwijs.