Omgaan met vragen uit het publiek
Veel sprekers vinden het onderdeel ‘vragen beantwoorden’ bij hun presentatie doodeng. Je kunt je niet op dit onderdeel voorbereiden, en misschien komen er wel moeilijke vragen waarop je het antwoord niet weet. Bedenk dat het helemaal niet erg is om het antwoord op een vraag niet te weten, en probeer dit onderdeel vooral te zien als een nieuwe gelegenheid om in contact te komen met je publiek. Een open houding van jouw kant vergroot de kans op een interessante gedachtewisseling. Dat geldt zeker als je het goed vindt dat je publiek al tijdens je presentatie vragen kan stellen, maar ook als de vragen na afloop van je presentatie gesteld gaan worden.
De volgende standaardprocedure voor het beantwoorden van een vraag geeft wellicht enig houvast.
- Als de vragen na afloop van je presentatie gesteld gaan worden, vraag je of er vragen zijn en geef je het publiek rustig de tijd om te reageren. De eerste vraag komt zelden binnen een seconde, want de meeste luisteraars hebben tijd nodig om hun luisterhouding te veranderen in een spreekhouding. Probeer een uitnodigende houding aan te nemen als je vraagt of er vragen zijn. Dat vergroot de kans op een prettige dialoog. Dat laatste geldt zeker ook als je vragen krijgt tijdens je presentatie.
- Ga bij vragen die tijdens je presentatie gesteld worden niet in discussie. Dat haalt je uit je eigen verhaal en kan ertoe leiden dat je tijd te kort komt om je presentatie goed af te ronden. Spreek eventueel met de vraagsteller af dat je na afloop van je presentatie nog even op de vraag terugkomt.
- Als je de vraag niet goed begrijpt, vraag je rustig om een toelichting op de vraag. In elk geval vat je de vraag even samen (‘Als ik u goed begrijp, wilt u weten of ...’). Gebruik daarvoor altijd neutrale bewoordingen. Dat geeft je meteen de gelegenheid om een eventueel wat provocerende, agressieve of anderszins negatieve toonzetting ongedaan te maken. Zo’n samenvatting is nuttig voor jezelf, omdat je zo even de tijd krijgt om over het antwoord na te denken. Zij is ook nuttig voor je toehoorders, omdat die de vraag niet altijd goed hebben verstaan of begrepen.
- Het kan zijn dat de vraag uit meer delen bestaat. Je beantwoordt die delen dan een voor een. Het kan nuttig zijn om tussentijds even te checken of je beantwoording vooralsnog tot tevredenheid van de vragensteller is. Mocht je ondertussen kwijt zijn wat de overige delen van de vraag ook alweer waren, kun je rustig aan de vraagsteller vragen of die ze nog een keer wil herhalen.
- Als je de vraag niet kunt beantwoorden, heb je een aantal opties. Als de vraag eigenlijk buiten je domein van expertise valt, of buiten het eigenlijke onderwerp van je presentatie, leg je dat uit (‘Op deze vraag kan ik u helaas geen antwoord geven omdat ik geen expert ben op het gebied van…/ omdat ik niet heb onderzocht hoe ....’ ). Als je antwoord erg uitgebreid en ingewikkeld zou worden, geef je eventueel aan wanneer je de vraag wel kunt beantwoorden (‘Misschien kunnen we er in de pauze nog even verder over praten’). Als je het antwoord gewoon niet weet, zeg je dat. Vaak is het dan een goed idee om te vragen of iemand in het publiek het antwoord wel weet. Op die manier betrek je alle aanwezigen bij de kwestie.
- Controleer of het antwoord bevredigend en duidelijk is. (‘Is dit een duidelijk antwoord op uw vraag?’)
Belangrijk: vergeet nooit het belang van het publiek in z'n geheel als je ingaat op vragen. Voorkom dat een enkele vraagsteller jouw aandacht monopoliseert door te blijven aanhouden met een vraag die voor de rest van je publiek niet interessant is. In zo’n geval kun je de vragensteller afkappen met een opmerking als ‘Op deze vraag wil ik graag wat uitgebreider ingaan na mijn presentatie. Komt u dan even naar mij toe, dan hebben we het erover.’
Ook wat betreft het oogcontact bij het beantwoorden van vragen moet je aandacht blijven houden voor het hele publiek. Let erop dat je tijdens het begin van je beantwoording van een vraag je blik richt op de vraagsteller, maar dat je na enige tijd weer je oogcontact verdeelt over het hele publiek. Ook de andere toehoorders zijn geïnteresseerd in je antwoord en je verliest hun aandacht wanneer je vervalt in een onderonsje met de vraagsteller.