Een presentatie structureren
Academische presentaties, zoals die op college of op congressen, hebben altijd een drieledige structuur die bestaat uit een inleiding, middenstuk en slot. Daarmee komen ze overeen met veel andersoortige presentaties (zie Bijzondere presentatievormen), en ook met werkstukken of scripties. Wel hebben ze een eigen karakter waar het gaat om de dingen die je doet in die drie structuuronderdelen.
De inleiding
De inleiding van een presentatie heeft een aantal belangrijke functies. Een paar van deze functies zijn vergelijkbaar met de functies van een inleiding bij een werkstuk of scriptie: je presenteert de probleemstelling van je presentatie en kadert deze in. Ook geef je altijd aan hoe je verhaal is opgebouwd. Bijvoorbeeld:
‘... Daarom wil ik u laten zien wat de technische vooruitgang kan betekenen in het debat over kernenergie [probleemstelling]. Dit omdat dit debat weer opnieuw is losgebarsten [inkadering]. Eerst zal ik ingaan op de voordelen van kernenergie. Daarna behandel ik de nadelen van kernenergie en ten slotte vertel ik u in hoeverre de technische vooruitgang iets kan doen aan de nadelen van kernenergie [opbouw].’
De luisteraar heeft dit houvast altijd nodig; deze expliciete informatie geef je dus niet alleen bij lange presentaties, maar ook bij presentaties die relatief kort zijn.
Daarnaast heeft de inleiding nog twee extra functies, die te maken hebben met de spreeksituatie: je moet contact maken met het publiek, en zelf op gang komen. Je toehoorders hebben even tijd nodig om de nieuwe situatie in zich op te nemen en te wennen aan jou, aan je stem, aan je verschijning; zelf moet je wennen aan het feit dat je daar nu staat, met alle ogen op je gericht.
Naast de probleemstelling, inkadering en de opbouw van de presentatie neem je daarom nog de volgende elementen in je inleiding op:
- een opening, om de aandacht van je publiek te krijgen.
- Een introductie van jouzelf, als eerste middel om een goede relatie met het publiek op te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld duidelijk maken waarom deze presentatie nu juist wordt gegeven door jou: ‘Mijn naam is Esma en ik ben voorlichter bij het ministerie van Defensie. Ik kom u iets vertellen over ...’ Je kunt dit zakelijk houden, maar soms is ook een klein grapje een goed idee: ‘Thank you. I'm honored to be with you today for your commencement from one of the finest universities in the world. Truth be told, I never graduated from college, and this is the closest I've ever gotten to a college graduation today.’ (Steve Jobs, Stanford Commencement Address 2005). Het gaat er hier vooral om dat je bij je publiek de bereidheid kweekt om naar jou te luisteren.
- Een doelstelling. Je deelt je toehoorders mee wat je graag bij hen zou willen bereiken (‘Graag zou ik zien dat u na mijn verhaal positiever denkt over het werk van Greenpeace’). Het is handig als je bij het formuleren van je doel refereert aan zaken die jij en je publiek gemeenschappelijk hebben.
- Je verwachtingen van je publiek. De toehoorders willen graag weten waar ze aan toe zijn en wat voor gedrag je van hen verwacht. Hoe lang zul je aan het woord zijn? Mogen ze je wel of niet in de rede vallen met tussentijdse vragen?
- Een check op je inschatting van het publiek. Soms weet je niet helemaal zeker of je je publiek juist hebt ingeschat. In je inleiding kun je die inschatting dan nog even controleren. Stel dat je mis zat, dan kun je ter plekke je verhaal nog enigszins aanpassen door een bepaalde term toch maar wel uit te leggen, of door extra voorzichtig om te gaan met mogelijke ‘pijnpunten’.
Het middenstuk
In het middenstuk van je verhaal behandel je de verschillende onderdelen in de volgorde die je in de inleiding hebt aangekondigd. Omdat je ervoor moet zorgen dat de toehoorders de rode draad vast kunnen houden of weer op kunnen pikken, zorg je voor veel herhaling. Dat doe je met behulp van korte samenvattingen en overgangszinnen.
- Je sluit elk onderdeel van je middenstuk af met een korte samenvatting of een concluderende zin.
- Je formuleert tussen alle delen van je verhaal een overgangszin (‘Dan ga ik nu over naar het tweede nadeel van kernenergie: de voorraad uranium is niet oneindig’). Deze overgangszinnen plaats je niet alleen tussen de onderdelen van je middenstuk, maar ook tussen de inleiding en het middenstuk (‘Dus, nu eerst de voordelen en nadelen van kernenergie’) en tussen het middenstuk en het slot (‘Dan kom ik nu bij het einde van mijn verhaal’).
Het slot
Het slot van een presentatie bevat, afhankelijk van de probleemstelling, een inhoudelijke conclusie of een inhoudelijke samenvatting. Ook hier zorg je daarnaast weer voor herhaling, van twee kernelementen:
- je vat de essentie van je presentatie nog even kort samen (je vertelt je publiek wat je ze net hebt verteld);
- je herhaalt nog eens welk doel je met je verhaal probeerde te bereiken. (‘Ik hoop dat u er nu allemaal van overtuigd bent dat plantaardige vleesvervangers zoals tofu, peulvruchten en groenteburgers een volwaardig alternatief zijn voor vlees’).
Je sluit je verhaal af met een laatste zin die ook duidelijk het einde van je verhaal aankondigt. Het is prima als je je publiek gewoon bedankt voor de aandacht, maar je kunt natuurlijk ook met iets flitsends komen. Probeer in ieder geval te voorkomen dat je afsluit met iets nietszeggends, zoals ‘eehm, dat was het geloof ik’. Het is een goed idee om je ‘uitsmijter’ alvast uit te schrijven in je spreekschema.
Aan het eind van je presentatie vraag je je publiek of er nog vragen zijn. In Omgaan met vragen uit het publiek vind je een aantal tips over de manier waarop je het beste kunt omgaan met vragen van je toehoorders.