Werken met presentatiesoftware
De meeste mensen die een presentatie geven, ondersteunen die met presentatiesoftware. Daarmee kun je een presentatie structureren, illustreren en korte samenvattingen en definities van het besprokene tonen. De meestgebruikte programma’s voor dit doel zijn Google Presentaties (Google Slides), PowerPoint (van Microsoft) en Keynote (van Apple). Hiermee kunnen digitale dia's (slides) met tekst, beeld, video en geluid gemaakt en afgespeeld worden. Presentaties die hiermee worden gemaakt, bestaan uit opeenvolgende slides en hebben meestal een lineaire structuur.
Daarnaast zijn er programma’s als Prezi, die een non-lineair canvas bieden dat als basis gebruikt wordt voor een meer visuele weergave van een presentatie. Ook PowerPoint biedt tegenwoordig dergelijke mogelijkheden. Je kunt daarmee vrij in- en uitzoomen op bepaalde onderdelen van de presentatie. Deze flexibele benadering maakt het gemakkelijker om complexe ideeën te structureren en relaties tussen grote overzichten en kleine details te tonen. Dit kan leiden tot visueel aantrekkelijke, dynamische en creatieve digitale presentaties, maar er is ook een risico dat door al het in- en uitzoomen het publiek de presentatie niet goed meer kan volgen.
Een goede digitale presentatie kan een duidelijke inhoudelijke meerwaarde geven aan je verhaal en aan je presentatie een professionele uitstraling geven. Het is echter belangrijk om je te realiseren dat een slechte digitale presentatie daarentegen een goed verhaal ook om zeep kan helpen. Op deze pagina geven we je een aantal tips voor het maken en gebruiken van een goede digitale presentatie.
Het werken met presentatiesoftware heeft vier verschillende aspecten, die we hieronder kort bespreken.
1. De techniek
Je moet leren hoe je een presentatie maakt met het programma van je keuze. Daarvoor zijn op het internet veel handleidingen en instructiefilmpjes te vinden. Ook moet je ervoor zorgen dat je het programma tijdens je presentatie soepeltjes kunt bedienen. Zorg bijvoorbeeld dat je weet hoe je vanuit een inhoudsopgave snel een bepaalde slide kunt selecteren (bijvoorbeeld naar aanleiding van een vraag uit het publiek). Het is erg onrustig als je daarvoor steeds door een hele reeks slides terug en vooruit moet bladeren.
Voor het vertonen van de digitale presentatie heb je een laptop of computer, een beamer en een projectiescherm nodig. Dit moet allemaal goed geïnstalleerd zijn en probleemloos werken. Het is verstandig om dit vooraf even te controleren in de ruimte waarin je je presentatie gaat houden.
2. De inhoud
Het is belangrijk dat je van tevoren nadenkt over de rol die de digitale presentatie speelt bij jouw verhaal. Wil je hem alleen gebruiken om je verhaal te structureren en korte samenvattingen en definities van het besprokene tonen, of wil je ook allerlei afbeeldingen en/of filmpjes laten zien die je verhaal illustreren? Op basis daarvan zet je eerst in grote lijnen de structuur van de digitale presentatie als geheel op. Uiteraard hangt dit nauw samen met de structuur van je verhaal zelf (zie Een presentatie structureren). Vervolgens bouw je de individuele slides op.
De combinatie van structuur en opbouw van individuele slides bepaalt het succes van een digitale presentatie. Belangrijk daarbij is dat slides aantrekkelijk mogen zijn, maar het publiek niet teveel mogen afleiden van je verhaal. Een aantal factoren die daarbij een rol spelen, zijn bijvoorbeeld de leesbaarheid van de slides, de hoeveelheid tekst op één slide, het kleurgebruik en de wijze waarop speciale effecten worden ingezet.
- Er is geen gulden regel voor het aantal slides dat je in een presentatie moet gebruiken. Gebruik ze daar waar ze je presentatie goed kunnen ondersteunen en pas ervoor op dat ze niet teveel ruis veroorzaken.
- Plaats niet te veel informatie op één slide; dit vermindert de leesbaarheid. Ga uit van 5 – 8 regels per slide, met maximaal 40 tekens per regel.
- Gebruik geen complete teksten en vermijd volzinnen. In je verhaal zelf bied je de volledige informatie aan. Op de slides gebruik je beknopte (samenvattende) zinnen en steekwoorden.
- Visualiseer de informatie als dat mogelijk en relevant is. Het is goed om een aantal slides die uitsluitend uit tekst bestaan af te wisselen met een slide met een visueel element. Pas daarbij wel op: afbeeldingen moeten een presentatie ondersteunen, ze mogen niet de hoofdrol gaan spelen. Als je te veel visualiseert, leidt dat de aandacht van het publiek af. Maak er geen visueel spektakel van.
- Hoewel de verleiding soms groot is om veel animaties, geluiden en flitsende overgangen tussen de slides toe te voegen aan de presentatie, kun je dit beter niet doen omdat de presentatie dan veel te druk wordt. Daardoor verslapt de aandacht van het publiek voor de inhoud van je verhaal. Houd de presentatie op dit punt sober.
- Veel toehoorders vinden het gebruik van bullets saai. Als je ze toch wilt of moet gebruiken, gebruik ze dan spaarzaam, met als vuistregel maximaal 6 woorden per bullet en maximaal 6 bullets per slide. Om te voorkomen dat je publiek ‘vooruit leest’ en al nadenkt over de tekst van bullet 3, terwijl jij bullet 1 nog aan het bespreken bent, kun je de bullets één voor één laten verschijnen op je slide. Een alternatief voor een slide met 5 bullets is het gebruik van 5 slides, zeker als je langer stil wilt staan bij de bespreking van elke bullet.
- Maak bij gewone tekst juist spaarzaam gebruik van de mogelijkheid om de regels op een slide één voor één te tonen. Dit kan door toehoorders als storend worden ervaren.
- Gebruik kleuren in de tekst functioneel en beperk het aantal kleuren dat je gebruikt. Kies voor de tekst een kleur die goed contrasteert met de achtergrond. Door verkeerd kleurgebruik kunnen de slides onleesbaar worden.
- Maak de presentatie niet te licht van kleur. Als je dat wel doet, moet de verlichting in de zaal uit, hetgeen niet prettig is voor de toehoorders, die dan in het donker zitten.
3. De voorbereiding
Je moet ervoor zorgen dat de digitale presentatie niet te veel aandacht opeist ten nadele van je verhaal. Zorg daarom dat je overweg kunt met de apparatuur waarmee je moet werken. Oefen ook uitgebreid met (i) de bediening van je digitale presentatie en (ii) de interactie tussen je verhaal en de presentatie.
- Reserveer indien nodig ruim van te voren een computer, beamer en scherm en controleer tijdig of alles werkt. Controleer indien mogelijk ook de ruimte waar je de presentatie zult houden.
- Met een link op een slide ga je gemakkelijk naar een internetsite of een ander computerprogramma. Controleer wel van tevoren of je een internetverbinding hebt op de plek waar je moet presenteren en of de link naar behoren werkt.
- In veel gevallen zul je je digitale presentatie opslaan op het internet (in de cloud). Het is verstandig om voor de zekerheid ook een kopie op te slaan op je laptop of op een geheugenstick (als je met een pc moet werken). Dan heb je iets achter de hand als de internetverbinding uitvalt.
- Als je voor je presentatie een vaste computer in een zaaltje wilt of moet gebruiken, is het aan te raden om de presentatie een keer in z’n geheel op de desbetreffende computer af te spelen. Zo kun je eventuele verschillen aanpassen tussen de versie van het presentatieprogramma waarin je de presentatie hebt gemaakt en de versie waarin je de presentatie presenteert.
- Als je externe bestanden gebruikt bij je digitale presentatie (zoals een video-opname of een geluidsbestand) is het raadzaam om deze in dezelfde folder (map) te plaatsen als het presentatiebestand zelf. Vergeet ook niet om ze mee te kopiëren naar bijvoorbeeld je memory stick!
- Je kunt als service voor je publiek een hand-out van je slides maken, die je na afloop van je presentatie kunt uitdelen. Soms wordt dit vooraf gedaan, zodat men er aantekeningen op kan maken tijdens de presentatie. Meestal wordt dit echter afgeraden, omdat een hand-out de aandacht van je toehoorders af kan leiden, bijvoorbeeld ze omdat alvast vooruitkijken naar wat er nog komen gaat.
- Soms wil je naast presentatiesoftware ook andere programmatuur gebruiken tijdens je presentatie. Denk bijvoorbeeld aan een webbrowser om informatie van het internet te tonen, een grafisch programma om een aantal digitale afbeeldingen te laten zien (b.v. in de vorm van een slide show), of een specialistisch computerprogramma waarvan je de werking wilt demonstreren. Het is in dat geval aan te raden om deze programma’s vlak voor je presentatie vast in een ander venster te openen, zodat je er makkelijk tussen kunt switchen. Dit voorkomt onnodig geklungel tijdens je presentatie.
4. De uitvoering
Zoals hierboven al werd gesteld, moet je ervoor zorgen dat de digitale presentatie niet te veel afleidt van je verhaal. Ook tijdens je presentatie zijn er een aantal zaken waar je op kunt letten om de interactie tussen je verhaal en de digitale presentatie zo vloeiend mogelijk te laten verlopen.
- Toon het juiste plaatje op het juiste moment. Dat wil zeggen: laat een slide niet eerder zien dan dat hij van toepassing is en ook niet later.
- Zorg dat het publiek de tijd heeft om de slide goed waar te nemen. Pauzeer daarom even wanneer een nieuwe slide zichtbaar wordt.
- Kijk zelf niet teveel naar de presentatie op het beeldscherm of het projectiescherm, maar houd je blik zoveel mogelijk gericht op je publiek.
- In plaats van met de hand te wijzen naar bepaalde onderdelen van een slide op het projectiescherm, kun je daarvoor beter een aanwijsstokje of een pointer gebruiken. Zorg er in ieder geval voor dat je niet met je lichaam voor (een deel van) het scherm staat.
- Als je staand presenteert, is het aan te raden om een afstandsbediening te gebruiken om te bladeren tussen slides. Je kunt deze meestal ook als pointer gebruiken.
Meer weten?
Zie voor veel meer en uitgebreidere tips het al wat oudere, maar nog steeds relevante artikel Zoevende zinnen en vliegende vlakken: Adviezen voor PowerPoint-presentaties van Wim Blokzijl en Roos Naeff (Onze Taal 2004 (jrg. 70, nr. 12, p. 346-349). N.B. Hoewel dit artikel geschreven is met PowerPoint als uitgangspunt, zijn de tips relevant voor alle presentatieprogramma’s.