Overige hulpmiddelen gebruiken
Er zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar om een presentatie te ondersteunen. Het bekendste (en meestgebruikte) hulpmiddel is wel presentatiesoftware, waaraan we een aparte pagina wijden (zie Werken met presentatiesoftware). Presentatiesoftware is geschikt voor allerlei groepsgroottes. Veel andere hulpmiddelen zijn vooral geschikt voor gebruik bij presentaties aan kleinere groepen.
Op deze pagina bespreken we twee hulpmiddelen die je kunt gebruiken als alternatieven voor presentatiesoftware (het bord en de flip-over). Hoewel deze vaak worden gezien als ouderwets, kunnen ze van pas komen als er geen computer en/of beamer beschikbaar is. Bovendien kunnen ze (vooral bij kleinere groepen) de interactiviteit bevorderen: je kunt input spontaan opschrijven, je kunt dingen wegstrepen of uitvegen en zo samen met een groep iets opbouwen. Ze zijn daarmee minder rigide dan een presentatie met presentatiesoftware en een beamer; die is weinig flexibel, met slides die allemaal vooraf zijn gemaakt. Je kunt het bord en de flip-over natuurlijk ook gebruiken in combinatie met presentatiesoftware.
Ten slotte bespreken we twee hulpmiddelen die je kunt gebruiken als aanvulling op een presentatie: hand-outs en demonstratiemateriaal.
In alle gevallen is het belangrijk om de hulpmiddelen die je gebruikt op een goede manier in te zetten. Een presentatie die inhoudelijk goed is, kan behoorlijk verknoeid worden door een onhandige, rommelige of ondeskundige inzet van hulpmiddelen. We geven hier diverse tips om dat te voorkomen.
Bord
Om iets in beeld te brengen kun je ook een traditioneel bord gebruiken. Tegenwoordig zal dat meestal een whiteboard zijn. Een voordeel van het gebruik van een bord is dat je het beeld op kunt bouwen in het bijzijn van en in interactie met het publiek. Je kunt (delen van) het beeld ook eenvoudig verwijderen. Een nadeel is dat het minder geschikt is voor gebruik in een grote zaal.
- Zorg dat je bord schoon is voor je begint met presenteren, anders is je publiek afgeleid door alles wat erop staat. Bovendien is het netjes tegenover de volgende spreker als je het bord na je presentatie weer schoon veegt.
- Overzichtelijk bordgebruik is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt: het vergt enige oefening om de informatie op het bordvlak goed in te delen. Werk niet met volzinnen, maar met steekwoorden en bedenk vooraf wat goede steekwoorden zijn. Begin met schrijven linksboven op het bord en eindig rechtsonder. Indien toepasselijk, kun je bepaalde delen van het bord reserveren voor een bepaald type informatie.
- In aansluiting op het bovenstaande: zorg ook dat je handschrift duidelijk is en probeer zo horizontaal mogelijk te schrijven (dus niet met hellende regels).
- Spreek niet door terwijl je schrijft en je met je rug naar het publiek staat.
- Zorg dat het schrijven niet de vaart uit je presentatie haalt. Ook dit is een reden om vooral te werken met steekwoorden.
- Let erop dat je op een whiteboard speciale whiteboard-markers gebruikt. De inkt van een gewone colormarkers is erg moeilijk van het bord te verwijderen.
- Maak een digitale foto van het bord als je klaar bent met je presentatie, zodat je het opgebouwde beeld kunt bewaren en ter beschikking kunt stellen aan je publiek.
Flip-over
Een flip-over is een presentatiebord waarop grote papieren vellen zijn bevestigd die omgeslagen kunnen worden. Hij wordt vaak als hulpmiddel gebruikt bij presentaties en brainstormsessies en is vooral nuttig bij interactieve besprekingen met kleinere groepen, waarbij ook input vanuit de toehoorders wordt verwacht. Hij kan (in kleine ruimtes) ook dienen als vervanging voor een digitale presentatie, bijvoorbeeld als je niet de beschikking hebt over een beamer of computer.
De tekst op de flip-over kan worden opgebouwd in aanwezigheid van en in interactie met het publiek. Je kunt daarbij eenvoudig door eerder beschreven vellen heen bladeren. Je kunt flip-overvellen ook geheel of gedeeltelijk vooraf prepareren. Tijdens het gebruik kunnen er dan nog eenvoudig zaken bijgeschreven worden.
Als je flip-overvellen gebruikt bij een brainstormsessie kunnen de vellen na afloop worden afgescheurd en opgehangen, zodat ze permanent zichtbaar zijn. Zo kunnen ze worden gebruikt voor een nabespreking en/of discussie.
- Omdat flip-overvellen vrij groot zijn, kan het omslaan ervan soms lastig zijn. Probeer dit zo rustig mogelijk te doen en oefen er vooraf even een keer mee.
- Laat het eerste flip-overvel onbeschreven, of schrijf de titel of het onderwerp van je presentatie erop. Je kunt dat dan terugslaan als er even geen beeld nodig is.
- Het schrijfoppervlak van flip-overs is vrij klein. Zorg dat je toch niet de neiging hebt om er te klein op te gaan schrijven, dat is voor je publiek al snel niet goed leesbaar. Gebruik ook niet meer dan plusminus acht regels per flip-overvel en probeer zo duidelijk mogelijk te schrijven.
- Spreek niet door terwijl je schrijft en je met je rug naar het publiek staat.
- Let op een goede vlakverdeling: gebruik het hele vel.
- Werk zo veel mogelijk met steekwoorden in plaats van hele zinnen.
- Zorg voor een juist kleurgebruik: gebruik bij voorkeur blauw en zwart als basiskleuren en rood en groen slechts om te accentueren.
- Gebruik de flip-over niet als kladpapier.
- Het bewegen naar en van een flip-over en het schrijven erop geven een bepaalde dynamiek aan je presentatie. Zorg er echter wel voor dat je niet te druk beweegt en dat je regelmatig oogcontact met je publiek hebt. Het is niet bevorderlijk voor de aandacht als het publiek voornamelijk je rug ziet.
- Je kunt als presentator ook een ‘assistent’ aanwijzen die de steekwoorden op de flip-over zet, zodat jij je als presentator kan focussen op de interactie met het publiek.
- Maak digitale foto’s van de flip-overvellen als de sessie is afgelopen, zodat je het opgebouwde beeld kunt bewaren en ter beschikking kunt stellen aan je publiek.
Hand-out
Een hand-out is informatie op papier die je uitreikt aan je publiek. De omvang varieert van één pagina A4 tot tientallen, al naar gelang de inhoud en functie ervan. De inhoud en functie bepalen ook wanneer je de hand-out uitreikt. Zo kun je je toehoorders de mogelijkheid bieden om aantekeningen te maken door vooraf een hand-out uit te delen waarop de slides van je presentatie zijn afgedrukt met daarnaast ruimte voor het maken van aantekeningen. Een nadeel hiervan is wel dat de aandacht van de toehoorders voor je verhaal versnipperd raakt, omdat ze teveel met de hand-out bezig zijn (en daarin bijvoorbeeld ook al ‘vooruitlezen’).Je kunt er ook voor kiezen om de afbeeldingen van een digitale presentatie na je voordracht uit te delen als hand-out, zodat je publiek iets blijvends overhoudt aan de presentatie.
Je kunt een hand-out ook gebruiken om informatie aan te bieden waarvoor in je presentatie geen plaats is. Dit zul je bij voorkeur ook na afloop van je presentatie doen. Tijdens je presentatie kun je een hand-out uitdelen met daarop bijvoorbeeld een gedetailleerd schema dat niet goed uit de verf komt op een slide van een digitale presentatie. Een nadeel van het gebruik van hand-outs is dat het publiek erdoor kan worden afgeleid, zeker als je ze tijdens je presentatie uitdeelt.
- Verwijs in je presentatie naar de hand-out.
- Spreek niet door als de hand-outs verspreid worden.
- Geef je publiek de gelegenheid de hand-outs vluchtig te bekijken, wanneer je ze voor of tijdens je presentatie uitreikt.
Fysiek demonstratiemateriaal
In het algemeen is de veiligste manier om je toehoorders iets te laten zien door er een afbeelding van of video over te projecteren op een scherm, bijvoorbeeld vanuit je digitale presentatie. Soms kan het echter relevant zijn om een object fysiek te tonen, bijvoorbeeld als je wilt laten zien hoe groot of hoe klein een object in werkelijkheid is. Het tonen van een object kan ook een activiteit zijn die even wat variatie in je presentatie brengt, wat altijd goed is voor de aandacht van je toehoorders. Als je een presentatie houdt voor een kleine groep, dan is dat zeker mogelijk. Zorg dan wel dat je het object zo vasthoudt dat iedereen het goed kan zien: de beste positie daarvoor is iets links of iets rechts van je hoofd.
- Geef objecten nooit door in de zaal, dit veroorzaakt meestal veel onrust. Niet alleen is degene die het object bekijkt dan enige tijd afgeleid van je presentatie, ook diens omgeving wordt afgeleid, bijvoorbeeld door de activiteit van het doorgeven van het object of omdat men meekijkt bij een andere aanwezige.
- Als je het toch belangrijk vindt dat je toehoorders het betreffende object van dichtbij kunnen bekijken of bijvoorbeeld kunnen voelen of ruiken, is het beter om ze hier na je presentatie de mogelijkheid voor te geven, of (als daar geen tijd voor is) de presentatie speciaal voor dat doel iets in te korten.