Omgaan met bronmateriaal > Reference managers

Reference managers

Een reference manager (ook wel citatiemanager genoemd) is een computerprogramma dat je helpt bij het opbouwen, beheren en gebruiken van een persoonlijk bestand met bibliografische referenties, het maken van literatuurverwijzingen in een tekst, en een bijbehorende literatuurlijst (bibliografie). Centraal daarbij staat een database met volledige bibliografische verwijzingen van je geselecteerde bronnen (titelbeschrijvingen plus allerlei aanvullende informatie, zoals een samenvatting, trefwoorden, etc.), gecombineerd met een systeem dat op basis van die database verwijzingen en literatuurlijsten kan genereren in diverse citatiestijlen. Het kan daarbij zowel gaan om algemene stijlen, zoals APA, MLA of Chicago Style, maar ook om specifieke stijlen die worden voorgeschreven door bepaalde wetenschappelijke tijdschriften.

Reference managers kunnen meestal worden geïntegreerd in een tekstverwerkingsprogramma (zoals Microsoft Word). Ze kunnen zo gebruikt worden om in een document een correcte literatuurlijst te genereren, die direct gekoppeld is aan de opgenomen verwijzingen in de tekst. Daarmee kan tevens worden voorkomen dat een verwijzing niet in de literatuurlijst wordt opgenomen, of dat de literatuurlijst titels bevat waarnaar niet in de tekst wordt verwezen. De meeste moderne reference managers bieden de mogelijkheid om de database op te slaan in de cloud, zodat hij overal beschikbaar is en gedeeld kan worden met anderen. Daarnaast bieden moderne reference managers de mogelijkheid om titelgegevens te importeren uit bibliografische databases of direct uit gevonden publicaties en om ook de artikelen waarnaar wordt verwezen op te slaan, gekoppeld aan de verwijzing in de database. Je kunt dan direct vanuit de database je opgeslagen PDF-bestanden lezen en annoteren. Als er geen PDF-bestand beschikbaar is, is er soms ook de mogelijkheid om vanuit de database door te klikken naar de volledige tekst van een bron op het internet.

Overzicht reference managers

Er bestaan veel programma's op dit gebied. Hieronder volgt een beknopt overzicht van programma's die veel worden gebruikt en die relevant kunnen zijn voor je studie aan de VU.

• Word
  Het programma Word biedt een eenvoudige reference manager, die over een beperkt aantal veelgebruikte stijlen beschikt, zoals APA, MLA en Harvard Style. Zie hier voor instructie van Microsoft over het gebruik van de reference manager van Word.
• EndNote
  EndNote is een een geavanceerd commercieel reference systeem met zeer veel mogelijkheden. Het werkt met een reference database in de cloud. De VU heeft een licentie voor dit programma en ondersteunt gebruikers ervan. Zie voor meer informatie, instructies en workshops de LibGuide Endnote van de UB VU.
• Mendeley
  Mendeley is een freeware programma, dat met name geschikt is als je veel werkt met PDF-bestanden. Het biedt de mogelijkheid om vanuit je database PDF-bestanden te lezen, te annoteren en passages te markeren. Daarnaast biedt het programma ook een goede ondersteuning voor het delen van bibliografische informatie met anderen. Zie de handleiding Getting started with Mendeley Reference Manager voor informatie over het gebruik van het programma.
• Zotero
  Zotero is een freeware programma, dat met name sterk is in het automatisch extraheren van bibliografische gegevens uit diverse typen documenten. Op deze pagina vind je uitgebreide informatie over het programma.

Zie ook de research guide How to Choose: Zotero, Mendeley, or EndNote van Northwestern University.

Aandachtspunten

Één van de voordelen van het gebruik van een reference manager is dat literatuurlijsten automatisch kunnen worden opgemaakt in de geselecteerde citatiestijl. Dit vereist echter wel dat de gegevens op correcte wijze zijn ingevoerd in de reference database. Globaal gesproken verzorgt de reference manager voor allerlei publicatietypen de volgorde van de onderdelen van de titelbeschrijving, de interpunctie en de lay-out. Zelf moet je zorgen voor een correcte invulling van de velden op detailniveau. Denk daarbij aan correct gebruik van hoofd- en kleine letters, correcte behandeling van ondertitels, eenduidig taalgebruik (b.v. uitsluitend Nederlands of Engels), de juiste formulering van editiegegevens, etc.

Daarnaast moet je je realiseren dat het gebruik van een reference manager je zeker bij complexe titelgegevens of bijzondere publicatietypen nooit een 100% correcte opmaak van de literatuurlijst kan garanderen. Het is daarom altijd zaak om de door een reference manager geproduceerde literatuurlijst goed te controleren en indien nodig in je tekstverwerker aan te passen. Uitgangspunt daarbij is natuurlijk dat de gegevens wel correct zijn ingevoerd in de reference manager. Fouten in de literatuurlijst die veroorzaakt worden door foutieve invoer in de database, kun je uiteraard beter even in de reference manager zelf herstellen, waarna je een nieuwe literatuurlijst genereert.

Ook als gegevens worden geïmporteerd uit een online catalogus of bibliografische database is soms enige handmatige redactie nodig. Dit kan met name voorkomen bij minder gangbare publicatietypen. Eventuele fouten dienen na het importeren handmatig te worden hersteld in de reference manager.

Belangrijk: uiteindelijk moeten de resulterende verwijzingen en literatuurlijst in je werkstuk of scriptie altijd voldoen aan de regels voor de titelbeschrijving zoals die gelden binnen je opleiding. Je kunt de reference manager nooit de schuld geven van fouten in je uiteindelijke literatuurlijst...