Werkbank Academische vaardigheden


PowerPoint

PowerPoint is een softwareprogramma uit het Office-pakket waarmee digitale dia's met tekst, beeld, video en geluid gemaakt en afgespeeld kunnen worden. Dit kan een nuttige ondersteuning zijn van een mondelinge presentatie. PowerPoint wordt meestal gebruikt om een presentatie te structureren, deze te illustreren en om korte samenvattingen en definities van het besprokenen te tonen.
Overigens: hoewel PowerPoint waarschijnlijk het meest gebruikte programma is bij presentaties, bestaan er ook andere presentatieprogramma's.

Het werken met PowerPoint heeft drie wezenlijk verschillende aspecten: (i) de techniek (hoe werkt het programma); (ii) de inhoudelijke opbouw van PowerPoint dia's; (iii) de wijze waarop de presentatie wordt ingezet bij een mondelinge presentatie.

Hoe werkt het programma

Er is veel informatie verschenen over het gebruik van PowerPoint, zowel in boekvorm als op het Internet. Microsoft (de ontwikkelaar van PowerPoint) biedt ook allerlei online informatie.

De opbouw van PowerPoint dia's

Een PowerPoint-presentatie kan een goed verhaal ondersteunen, maar ook om zeep helpen. Een aantal succesfactoren zijn bijvoorbeeld de leesbaarheid van de dia's, de hoeveelheid tekst op één dia, het kleurgebruik en de wijze waarop 'special effects' worden ingezet.

Het gebruik van PowerPoint bij een presentatie

Twee veelgehoorde ergenissen bij PowerPoint-presentaties zijn dat de spreker niet met het programma overweg kan en dat de diavoorstelling te veel aandacht opeist ten nadele van de spreker. Het is dus erg belangrijk om je van tevoren in de werking van het programma te verdiepen en na te denken over de rol die de PowerPoint-presentatie speelt bij jouw verhaal. Het is zeer verstandig om vooraf goed te oefenen met de interactie tussen de mondelingenpresentatie en de PowerPoint-dia's.

Richtlijnen voor het gebruik van PowerPoint zijn na te lezen in het artikel van Wim Blokzijl en Roos de Naeff: 'Zoevende zinnen, vliegende vlakken. Adviezen voor PowerPoint-presentaties'.

Voordelen van het gebruik van PowerPoint

  • Je kunt de gehele presentatie meenemen op slechts een memory-stick of CD-ROM en hij is zelfs online af te spelen.
  • Een goede PowerPoint-presentatie heeft een professionele uitstraling.
  • Je kunt van zowel tekst als geluidsbestanden en van zowel afbeeldingen als bewegende beelden gebruik maken.
  • Met slechts één druk op de knop verschijnt de volgende (of vorige) dia.
  • Na afloop kun je de PowerPoint-presentatie vrij eenvoudig publiceren via het Internet.
  • Je kunt een printversie met een overzicht van alle dia’s aan je toehoorders geven (zie ook de informatie over hand-outs).
  • Met een link op een dia ga je gemakkelijk naar een internetsite of een ander computerprogramma.
  • Switchen tussen PowerPoint en een webbrowser of een ander computerprogramma is eenvoudig.

Nadelen van het gebruik van PowerPoint

  • Voor het vertonen van de PowerPoint-presentatie heb je een computer, een beamer, een scherm, verlengsnoeren en soms ook luidsprekers nodig. Dit moet allemaal goed geÔnstalleerd zijn en probleemloos werken. Zie ook de informatie over computer en beamer.
  •  Een slechte PowerPoint-presentatie kan een goed verhaal om zeep helpen (zie Tips voor het Gebruik hieronder). De spreker moet een geoefende computergebruiker zijn.

Tips voor het gebruik

  • Reserveer ruim van te voren een computer, beamer en scherm en controleer tijdig of alles werkt. Controleer indien mogelijk ook de ruimte waar je de presentatie zult houden. Zie voor meer informatie over de technische kant van het gebruik van PowerPoint de rubriek computer en beamer.
  • Draai de presentatie een keer in z’n geheel op de desbetreffende computer af om eventuele verschillen tussen de versie van PowerPoint waarin je de presentatie hebt gemaakt en de versie waarin je de presentatie presenteert te kunnen aanpassen.
  • Indien je tijdens je presentatie het Internet op wilt, controleer dan van tevoren of er een werkende Internetverbinding is in de ruimte waar je de presentatie zult houden.
  • Hoewel de verleiding vaak groot is om veel animaties, afbeeldingen, geluiden en flitsende overgangen tussen de dia's toe te voegen aan de presentatie, kun je dit beter niet doen omdat de presentatie dan veel te druk wordt. Door animaties en onrustige diaovergangen, al dan niet met geluid, verslapt de aandacht van het publiek voor de inhoud van je verhaal. Houd de presentatie sober!
  • Maak ook spaarzaam gebruik van de mogelijkheid om de regels op een dia één voor één te tonen en van andere vormen van ingebouwde animatie. Dit wordt door veel toehoorders als storend ervaren.
  • Maak niet te veel dia’s.
  • Plaats niet teveel informatie op één dia; dit vermindert de leesbaarheid. Ga uit van 6 - 10 regels per dia, met maximaal 40 tekens per regel. Visualiseer de informatie als dat mogelijk is.
  • Gebruik geen volzinnen. In de mondelinge presentatie zelf bied je de volledige informatie aan. Op de dia gebruik je beknopte (samenvattende) teksten en steekwoorden.
  • Gebruik kleuren in de tekst functioneel en beperk het aantal kleuren dat je gebruikt. Kies voor de tekst een kleur die goed contrasteert met de achtergrond. Door verkeerd kleurgebruik kunnen de dia’s onleesbaar worden.
  • Maak de presentatie niet te licht van kleur. Als je dat wel doet, moet de verlichting in de zaal uit, hetgeen niet prettig is voor de toehoorders, die dan in het donker zitten.
  • Gebruik het toetsenbord of een afstandsbediening om te bladeren tussen dia’s.
  • Maak een hand-out van je dia’s voor het publiek, zodat dit niet alle informatie hoeft over te schrijven.
  • Als je externe bestanden gebruikt bij je PowerPoint-presentatie (zoals een video-opname of een geluidsbestand) is het raadzaam om deze in dezelfde folder (map) te plaatsen als het PowerPoint-bestand zelf. Vergeet ze ook niet mee te kopiŽren naar b.v. je memory stick!